阪神水道企業団

8 年間使い慣れたグループウェアを更新

兵庫県神戸市、尼崎市、西宮市、芦屋市の 4 市へ水道用水を供給する阪神水道企業団は、2008 年 4 月に既存グループウェアの更新検討を始め、2009 年 12 月に Google Workspace を活用したグループウェアの導入を決定、2010 年 2 月より利用を開始した（3 月中旬まで旧システムと並行利用）。

それまで使用していたグループウェアは、あるグループウェアソフト会社に MS Outlook をベースにカスタマイズを依頼したもので、2001 年にイントラネットを構築して導入された。主にメール、カレンダー（スケジュール共有管理）、掲示板が使われていた。

「カスタマイズしただけあってコンパクトで使いやすく、導入から 8 年経って約 250 名の職員が使い慣れていました。しかしながら、様々な問題が重なって抜本的な更新を行う必要が生じたのです。それらはある程度予測できたので、2009 年度内の更新は以前から計画されていたものですが」と経営企画課業務改善係長の大野 克彦さんは言う。様々な問題とは、主に次の 5 つである。

解決すべき 5 つの問題点

1 つ目は、カスタマイズを依頼したグループウェアソフト会社の当該事業からの撤退により、メンテナンスサービスが受けられないこと。そのため、OS である Windows XP やブラウザ等のアップデートができないという問題があった。

2 つ目は、サーバ本体のハードウェアメーカーの保守とともに、サーバ OS のサポート期間も終了すること。

3 つ目は、システムの老朽化に伴うトラブルの発生。各種サーバの老朽化や容量不足により、システムの停止やメールが届かないといった大きなトラブルが頻発するようになった。

4 つ目は、メンテナンスコストの増加。端末を更新、増設する際は、新しい OS ではグループウェアは稼動しないので旧式の OS にダウングレードする必要があり、それに結構な費用がかかった。また、メンテナンスコストが生じるトラブルが増加していた。

5 つ目は、セキュリティレベルおよび外部からのアクセス。スパムメール対策や強固とはいえないサーバ環境を改めること、そしていざという時のために外部からグループウェアにアクセスできるようにしておく必要性が生じていたことである。

「以前のグループウェアは外部からアクセスできませんでした。しかしながら、水道というライフラインに携わる上で、24 時間 365 日、職員が常にコミュニケーションを取れる環境を用意しておかなければならないという問題意識がありました。グループウェアを危機管理のツールにするという明確な計画はまだありませんでしたが、そのしくみは確保しておくべきと考えていたのです」

Google Workspace 導入事例を知り動く

以上の問題に対して、システム安定性の強化（セキュリティ対策強化、システムの最適化・冗長化）、ストレージ容量の拡大、外部アクセス対応、システム管理体制の強化といった課題を、厳しい財政下、限られた予算で解決することが求められた。大野さんらは、様々なグループウェア製品のセミナーに出掛け、デモを体験するなどして比較検討を進めた。

「検討当初は、職員が馴染んでいる Outlook ベースのシステムを最優先に検討しましたが、それで以前のグループウェアのような機能を実現させ、さらに外部アクセスを実現させるとなると、非常にコストがかさむことがわかりました。また、ほかのグループウェアには、それまで使っていなかった込み入った機能がついていました。『そんな不要な機能よりも、メール容量やスパムを解決することを優先すべき』という意見が大勢を占めたのです。かといってカスタマイズすればまた費用がかかる。さらに、以前利用していたグループウェアソフト会社のように、突然サービスをストップされてしまうリスクも感じました」

以前から個人的に Gmail を利用していた大野さんは、早くから Google Workspace についても把握していた。

「当初はまだベータ版のような印象で、ビジネスに使えるのかと白眼視していたのです。ところが、ちょうどその頃、東急ハンズさんが Google Workspace を導入したというニュースが飛び込んできました。さっそく調べて、メール容量は 1 人 25 GB と十分なこと、カレンダーや掲示板などの機 能も工夫次第で活用できそうだといったことがわかり、東急ハンズさんに導入した販売代理店の富士ソフトさんに詳細な話を聞きに行ったのです」